Szanowni Państwo,
zgodnie z Art. 12 RODO chcielibyśmy poinformować Państwa o przetwarzaniu Państwa danych osobowych:
1. Nazwa i dane kontaktowe administratora oraz inspektora ochrony danych
Administratorem danych jest:
Westfalia-Automotive GmbH
Am Sandberg 45
D-33378 Rheda-Wiedenbrück
Kontakt z inspektorem ochrony danych można nawiązać poprzez e-mail: cmueller-gronies@horizonglobal.com
Prosimy kierować ogólne zapytania dotyczące ochrony danych osobowych w Westfalia-Automotive GmbH na wyżej wymieniony adres e-mail.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
W Westfalia-Automotive GmbH przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu realizacji umowy lub przeprowadzenia działań przedumownych. Dotyczy to zarówno relacji z klientami, jak i dostawcami. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Cele przetwarzania obejmują:
- Przeprowadzanie kontroli kredytowej
- Realizacja zamówień (w tym oferty, potwierdzenia zamówień, listy przewozowe, zamówienia, fakturowanie, wezwania do zapłaty, rezerwacje, serwis techniczny, koordynacja logistyki, wysyłka, transakcje płatnicze)
- Przetwarzanie zwrotów i reklamacji; wymiana gwarancyjna
- Komunikacja pocztowa, telefoniczna lub e-mailowa
- Przetwarzanie zapytań od klientów i dostawców, które nie są bezpośrednio związane z realizacją umowy
W celu spełnienia obowiązków prawnych Państwa dane osobowe będą również przetwarzane na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Cele przetwarzania obejmują:
- Spełnianie obowiązków dotyczących retencji i identyfikacji
- Obowiązki związane z raportowaniem i kontrolą podatkową
- Przetwarzanie zapytań od organów
Ponadto Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu, jakim jest zapewnienie zadowolenia klientów lub dostawców, utrzymanie dobrych relacji z klientami lub dostawcami, unikanie ryzyk ekonomicznych dla naszej firmy oraz uproszczenie procedur administracyjnych. Podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Cele przetwarzania obejmują:
- Przetwarzanie zapytań od klientów i dostawców, które nie są bezpośrednio związane z realizacją umowy
- Cyfryzacja dokumentów
- Przeprowadzanie ankiet w celu oceny naszej firmy
- Przechowywanie i wykorzystywanie danych kontaktowych klientów
- Obrona przed zagrożeniami i roszczeniami oraz unikanie ryzyk prawnych
- Wykrywanie potencjalnie złośliwych wiadomości e-mail/pliki
- Zapobieganie przestępstwom
- Rozliczanie roszczeń ubezpieczeniowych
- Ogólne cele zarządzania wewnętrznego
W przypadku, gdy konieczne jest uzyskanie zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych, podstawą prawną jest Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Więcej informacji można znaleźć w udostępnionej zgodzie.
3. Kategorie danych
Westfalia-Automotive GmbH zbiera i przetwarza następujące dane osobowe:
- Dane podstawowe (imię i nazwisko, tytuł, stanowisko, dział, adres), dane kontaktowe (numer telefonu, numer komórki, numer faksu, adres e-mail), dane bankowe, dane dotyczące wiarygodności kredytowej, dane dotyczące legitymowania i uwierzytelniania (wyciągi z rejestru handlowego, dane dowodów tożsamości, podpisy), dane zamówień, korespondencja.
4. Przekazywanie danych
W celu realizacji wyżej wymienionych celów Państwa dane osobowe będą przekazywane do wewnętrznych działów wymaganych do tego celu. Obejmuje to m.in. zarząd i odpowiednie działy (sprzedaż, zakupy, księgowość, itp.). Ponadto, do realizacji wyżej wymienionych celów korzystamy z podmiotów przetwarzających dane oraz innych dostawców usług, którzy mogą również mieć dostęp do danych. Zgodność z wymaganiami ochrony danych jest zapewniona umownie.
Państwa dane mogą być również przekazywane firmom w ramach grupy w celu realizacji wewnętrznych zobowiązań umownych.
Dodatkowo może być konieczne przekazanie Państwa danych osobowych do następujących podmiotów w celu spełnienia obowiązków prawnych:
- Władze sądowe i organy ścigania, np. policja, sądy, prokuratura
- Adwokaci lub notariusze, np. w sporach prawnych
- Biegli rewidenci
Przekazywanie danych do tzw. państw trzecich (spoza UE) nie ma miejsca, chyba że istnieje odpowiedni obowiązek wynikający z nakazów sądowych lub urzędowych, wyrazili Państwo zgodę na przekazanie danych lub jest to konieczne do realizacji umowy.
W przypadku przekazywania danych do państw trzecich Westfalia-Automotive GmbH zapewnia, że podjęte zostały wszystkie niezbędne środki prawne w zakresie ochrony danych osobowych w celu legalnego przekazania danych.
5. Przechowywanie danych
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat ze względu na ustawowy okres przechowywania zgodnie z § 147 AO oraz § 257 HGB. Po upływie wyżej wymienionego okresu Państwa dane osobowe zostaną usunięte lub, jeśli nie jest to możliwe, oznaczone notatką o blokadzie i usunięciu. Niezależnie od tego, Państwa dane osobowe zostaną usunięte, gdy tylko cel, dla którego zostały zebrane, zostanie spełniony. Również w przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych może wystąpić dłuższy okres przechowywania od 3 do 30 lat (w zależności od roszczenia).
Jeśli Państwa dane osobowe zostały zebrane na podstawie zgody i wycofają Państwo tę zgodę, usuniemy Państwa dane osobowe w ciągu tygodnia od otrzymania wycofania.
6. Automatyczne podejmowanie decyzji
Do przetwarzania Państwa danych osobowych nie jest stosowane w pełni zautomatyzowane podejmowanie decyzji (w tym profilowanie) zgodnie z Art. 22 RODO.
7. Prawa podmiotów danych
Zgodnie z Art. 15 RODO mają Państwo prawo do informacji o przechowywanych danych osobowych, celach przetwarzania, ewentualnych przekazaniach do innych podmiotów oraz czasie przechowywania.
Jeśli dane są nieprawidłowe lub nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, mogą Państwo zażądać ich sprostowania (Art. 16 RODO), usunięcia (Art. 17 RODO) lub ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO). Mogą Państwo również skorzystać z prawa do przenoszenia danych zgodnie z Art. 20 RODO.
Zgodę można w każdej chwili cofnąć, nawet częściowo, na przyszłość. W tym celu prosimy o kontakt e-mailowy na adres cmueller-gronies@horizonglobal.com lub pisemnie na adres Westfalia-Automotive, Am Sandberg 45, D-33378 Rheda-Wiedenbrück.
W uzasadnionych przypadkach mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie naszego uzasadnionego interesu zgodnie z Art. 21 RODO. Prosimy również o kontakt na wyżej wymienione dane kontaktowe.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące swoich praw i sposobu ich egzekwowania, prosimy o kontakt z administratorem danych lub inspektorem ochrony danych firmy.
8. Skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych
Jeśli mają Państwo wątpliwości lub pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt na adres cmueller-gronies@horizonglobal.com
Mają Państwo również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych.
Rheda-Wiedenbrück, listopad 2022
