Sehr geehrte Damen und Herren,
auf Grundlage von Art. 12 ff. DSGVO möchten wir Sie hiermit über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren:
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist:
Westfalia-Automotive GmbH
Am Sandberg 45
D-33378 Rheda-Wiedenbrück
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse: cmueller-gronies@horizonglobal.com
Allgemeine Anfragen zum Datenschutz bei der Westfalia-Automotive GmbH richten sie bitte an o.g. E-Mail-Adresse.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Westfalia-Automotive GmbH verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen. Dies gilt für Kunden sowie auch Lieferantenbeziehungen. Die Rechtsgrundlage hierfür stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dar. Zu den verfolgten Zwecken gehören u.a.:
Durchführung von Bonitätsprüfungen
Auftragsbearbeitung (u.a. Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungserstellung, Mahnwesen, Buchungen, Technischer Service, Koordination der Logistik, Versand, Zahlungsverkehr)
Bearbeitung von Retouren- und Reklamationen; Garantievorabaustausch
Kommunikation auf dem Postweg, per Telefon oder per E-Mail
Bearbeitung von Kunden- bzw. Lieferantenanfragen welche nicht im direkten Zusammenhang mit der Vertragserfüllung stehen
Zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen werden Ihre personenbezogenen Daten auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet. Zu den verfolgten Zwecken gehören u.a.:
Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten
Steuerliche Melde- und Kontrollpflichten
Bearbeitung von Behördenanfragen
Des Weiteren können Ihrer personenbezogenen Daten auch auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zur Sicherstellung der Kunden- bzw. Lieferantenzufriedenheit, Aufrechterhaltung einer guten Kunden- bzw. Lieferantenbeziehung, Abwehr von Gefahren / wirtschaftlichen Nachteilen für unser Unternehmen sowie Vereinfachung von Verwaltungsvorgängen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist sodann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu den verfolgten Zwecken gehören u.a.:
Bearbeitung von Kunden- bzw. Lieferantenanfragen welche nicht im direkten Zusammenhang mit der Vertragserfüllung stehen
Digitalisierung von Akten
Durchführung von Umfragen zur Bewertung unseres Unternehmens
Speicherung und Verwendung von Kontaktdaten von Ansprechpartnern
Abwehr von Gefahren und Haftungsansprüchen und Vermeidung rechtlicher Risiken
Erkennung von potenziell schadhaften E-Mails / Dateien
Verhinderung von Straftaten
Abwicklung von Versicherungsfällen
Allgemeine interne Verwaltungszwecke
Sollten wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung eingeholt werden, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die rechtliche Grundlage dar. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Ihnen bereitgestellten informierten Einwilligungserklärung.
3. Datenkategorien
Folgende personenbezogene Daten werden durch die Westfalia-Automotive GmbH erhoben und verarbeitet:
Personenstammdaten (Vor- und Nachname, Titel, Position, Abteilung, Anschrift), Kontaktdaten (Telefonnummer, Mobilnummer, Faxnummer, E-Mailadresse), Bankdaten, Bonitätsdaten, Legitimations- und Authentifikationsdaten (Handelsregisterauszüge, Ausweisdaten, Unterschriften), Auftragsdaten, geführte Korrespondenz
4. Datenübermittlung
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke an die hierfür notwendigen internen Stellen weitergeleitet. Hierzu zählen u. a. die Geschäftsführung sowie die entsprechenden Fachbereiche (Verkauf, Einkauf, Buchhaltung etc.). Des Weiteren setzen wir Auftragsverarbeiter sowie weitere Dienstleister zu vorgenannten Zwecken ein, die sodann auch Zugriff auf die Daten erhalten können. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben wird hierbei vertraglich sichergestellt.
Ihre Daten können zudem, zum Zwecke der Erfüllung von internen vertraglichen Pflichten, an Gesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe übermittelt werden.
Daneben kann es notwendig sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen an folgende Stellen übermitteln:
Justiz- und Strafverfolgungsbehörden, z.B. Polizei, Gerichte, Staatsanwaltschaft
Anwälte oder Notare, z.B. in Rechtsstreitigkeiten
Wirtschaftsprüfer
Eine Weiterleitung an sogenannte Drittstaaten (Nicht-EU-Länder) findet nicht statt, es sei denn, es besteht auf Grund von gerichtlichen, behördlichen Anordnungen eine entsprechende Verpflichtung, Sie haben in die Übermittlung eingewilligt bzw. es ist zur Erfüllung des Vertrags notwendig.
Für den Fall, dass eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt, stellt Westfalia-Automotive GmbH sicher, dass alle datenschutzrechtlich notwendigen Maßnahmen für eine rechtmäßige Datenübermittlung ergriffen worden sind.
5. Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gem. § 147 AO und § 257 HGB für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert. Nach Ablauf der vorgenannten Frist, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht bzw. wenn dies nicht möglich ist, mit einem Sperr-/und Löschvermerk versehen. Unabhängig davon werden Ihrer personenbezogenen Daten gelöscht, sobald der Zweck, für den diese erhoben worden sind, erfüllt worden ist. Auch für den Fall von der Durchsetzung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen kann sich eine längere Speicherdauer von 3 bis 30 Jahren (je nach Anspruch) ergeben.
Sollten Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erhoben worden sein und Sie diese widerrufen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nach Eingang des Widerrufes binnen einer Woche löschen.
6. Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.
7. Betroffenenrechte
Nach Art. 15 DSGVO haben Sie ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.
Sollten Daten unrichtig oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich sein, können Sie deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen. Sie können zudem das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO in Anspruch nehmen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit, auch in Teilen, für die Zukunft widerrufen. Hierfür werden Sie sich bitte per E-Mail an cmueller-gronies@horizonglobal.com oder schriftlich an Westfalia-Automotive, Am Sandberg 45, D-33378 Rheda-Wiedenbrück.
In begründeten Fällen können Sie, soweit die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gestützt ist, gem. Art. 21 DSGVO, dieser widersprechen. Nutzen Sie hierfür auch die vorgenannten Kontaktinformationen.
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte den Verantwortlichen oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
8. Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich jederzeit an den Verantwortlichen unter cmueller-gronies@horizonglobal.com wenden.
Ihnen steht darüber hinaus ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu.
Rheda-Wiedenbrück im September 2022
